11 Consigli per una Riunione Perfetta

Ovvero: meno riunioni, più efficaci, più incisive.

Sono sopravvissuto ad ore ed ore di riunioni inutili.
Vi è mai capitato di pensare: Perchè sono qui? Di cosa stiamo parlando? E quel Tizio che c’entra? Perché siamo in duecento al tavolo?

Se la risposta è Sì, i consigli che seguono, raccolti tra i migliori influencer anglosassoni della rete, fanno sicuramente per voi.

Sicuri di avere bisogno di una riunione?
Prima di fissare una riunione accertateVi che l’oggetto della discussione non possa essere gestito da una persona di fiducia, oppure più semplicemente via mail o telefono.

Ogni riunione deve avere una finalità chiara
Aggiornamenti o richieste di consigli possono benissimo essere condivisi via mail o via telefono. Quando sottraete tempo ai Vostri collaboratori domandateVi: con quale fine li devo togliere dai loro impegni? qual’è la finalità, il target, l’obiettivo di questo incontro?

Il tempo giusto
Non sentiteVi in obbligo di tenere occupata l’agenda per due o tre ore. In media un’ora (spesso e volentieri meno) è più che sufficiente.

Puntualità
Non aspettare mai i ritardatari. È una perdita economica, un incentivo a comportarsi male.

Finire nei tempi prestabiliti
Fissate sempre un limite. Ricordate a tutti a che ora deve finire la riunione. Aiuterà a non allungare l’incontro oltre misura.

Il Segretario
Nominate un responsabile della gestione degli interventi e del tempo. Può sembrare strano ma eviterà perdite di tempo, digressioni inutili, uscite dall’ordine del giorno, ecc…

Memento
Ordine del giorno e relativi allegati dovrebbero essere mandati il giorno prima della riunione, come Memento. Mandare il tutto una settimana prima, come tre ore prima, potrebbe servire a poco.

L’essenziale
Ordini del Giorno infiniti, così come riunioni fiume per affrontare tutti i problemi dell’azienda sono causa di distrazione dei presenti. Meglio pochi obiettivi, molto chiari, importanti, raggiungibili.

Smartphone, No Grazie
Per un’ora possiamo anche evitare di rispondere a mail e telefonate, concentrarci sul dialogo in corso in sala. Continuare a guardare il telefono è una atto di maleducazione nei confronti di chi sta parlando. Così come rispondere al telefono. Pensateci: perché gli altri dovrebbero ascoltare le Vostre parole quando siete i primi a distrarVi?

Appunti, Sì Grazie
Scrivere sulla carta obbliga ad un gesto lento, attento. Un gesto che vi chiede di stare attenti alle parole dell’altro, per riscrivere al meglio i concetti importanti. È davvero – almeno per chi vi scrive – un atto di rispetto e stima.

Pochi ma Buoni
Invitare molte persone alle riunioni affinché si sentano importanti ovvero non si offendano o non siano invidiose del collega è assolutamente inutile (oltre ad essere un sintomo di debolezza e mancanza di leadership).

Convocate SOLO chi ha le competenze adatte per dare un contributo importante.

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